Workspace / 36523 oktober 20262 min lezen
Gedeelde mappen in plaats van bestanden mailen: Drive en SharePoint goed gebruikt
Pieter Van Baekel · SUS Consult
Foto: Pexels
Welke versie van de offerte is de juiste? Staat die nu op iemands laptop, in een mail of op de server? Als die vraag bekend klinkt, kost je bestandsbeheer je meer dan je denkt.
Hoort bij de gidsGoogle Workspace of Microsoft 365: wat past bij jouw zaak?Bestanden heen en weer mailen voelt vertrouwd. Je weet wat je verstuurd hebt. Maar na drie rondes heeft iedereen een andere versie, staat de laatste in iemands verzonden items en weet niemand nog wat de juiste prijs was. Gedeelde mappen in de cloud lossen dat op, als ze goed zijn opgezet.
Wat er verandert
| Vandaag | Met gedeelde mappen |
|---|---|
| Bestand mailen, terugkrijgen, samenvoegen | Iedereen werkt in hetzelfde bestand, tegelijk |
| Versie_v3_FINAAL.docx | Eén bestand, met de vorige versies bewaard |
| Bestanden op laptops en USB-sticks | Alles op één plek, bereikbaar op elk toestel |
| Medewerker vertrekt, bestanden weg | Bestanden blijven van de zaak |
Het belangrijkste verschil: van wie is het bestand?
Dit is waar het bij veel bedrijven misloopt. In Google Drive heeft elke medewerker een persoonlijke "Mijn Drive". Bestanden daarin zijn van die persoon. Een gedeelde drive is anders: volgens Google is je organisatie eigenaar van de bestanden, niet een individu. Vertrekt iemand, dan blijven zijn bestanden in de gedeelde drive gewoon staan.
Bij Microsoft 365 is het verschil vergelijkbaar: OneDrive is persoonlijk, SharePoint (en Teams, dat erop draait) is van het team. Wie bedrijfsbestanden in zijn persoonlijke map bewaart, neemt ze bij vertrek in feite mee. Zie ook een medewerker vertrekt.
Signalen dat je mappenstructuur niet werkt
- Mensen vragen elkaar elke week waar een bestand staat.
- Er bestaan drie mappen "Klanten", elk een beetje anders.
- Iedereen heeft toegang tot alles, ook tot lonen en contracten.
- Of omgekeerd: niemand vindt iets, omdat elk bestand apart gedeeld werd.
- De "oude server" staat er nog, "voor de zekerheid".
Wat een goede opzet kenmerkt
- Weinig, duidelijke hoofdmappen, gekoppeld aan hoe je zaak werkt: klanten, projecten, administratie, personeel.
- Toegang per groep, niet per persoon. Wie in de boekhouding werkt, ziet de boekhouding.
- Afspraken over namen en over wat waar komt. Kort, op één blad.
- Een back-up los van de cloud, want een gewist of versleuteld bestand wordt even goed gesynchroniseerd. Zie back-ups: de 3-2-1-regel.
De techniek is het makkelijke deel. Het moeilijke deel is dat mensen stoppen met bestanden op hun bureaublad bewaren. Zonder begeleiding blijft de oude gewoonte. Zie change management voor kleine bedrijven.
Hoe we het aanpakken
We bekijken eerst hoe jullie vandaag werken en ontwerpen een mappenstructuur die daarbij past. Daarna verhuizen we de bestanden van server, laptops en mailbijlagen naar gedeelde drives of SharePoint, met de juiste rechten per groep, en leggen we je team in een halfuur uit hoe het werkt. Welk pakket bij je past: Google Workspace of Microsoft 365.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen OneDrive en SharePoint?
OneDrive is je persoonlijke map. SharePoint is de gedeelde plek van het team. Bedrijfsbestanden horen in SharePoint (of in Teams, dat erop draait), niet in iemands OneDrive.
Kunnen we nog offline werken?
Ja. Zowel Google Drive als OneDrive kunnen bestanden op je computer synchroniseren, zodat je zonder internet verder kan. Wijzigingen worden opgeladen zodra je weer online bent.
Is de cloud niet minder veilig dan onze eigen server?
Meestal is het omgekeerd: de grote aanbieders beveiligen beter dan een server in een kast. Wel blijft een aparte back-up nodig, want een gewist bestand of ransomware kan ook in de cloud schade doen.
Bronnen
- What are shared drives? — Google Workspace Help
- Alle Microsoft 365-zakelijke abonnementen vergelijken — Microsoft
- Artificiële intelligentie wordt steeds belangrijker voor Belgische bedrijven (cijfers Statbel 2025) — Forum for the Future / Statbel
Gecontroleerd op 23 oktober 2026. Regels en prijzen veranderen; kijk bij twijfel de bron na.
