Workspace / 36523 oktober 20263 min lezen
Van Hotmail naar een mailadres op je eigen domein
Pieter Van Baekel · SUS Consult
Foto: Pexels
info@jouwzaak.be zegt meer dan jouwzaak123@hotmail.com. Maar een eigen mailadres is meer dan uitstraling: het bepaalt ook of je offertes in de inbox belanden of in de spam.
Hoort bij de gidsGoogle Workspace of Microsoft 365: wat past bij jouw zaak?Veel zaakvoerders zijn ooit gestart met het mailadres dat ze al hadden. Dat is logisch. Maar na een paar jaar staat dat adres op facturen, op de bestelwagen en op je website, en wordt overstappen telkens moeilijker. Toch loont het.
Drie redenen om over te stappen
1. Vertrouwen
Een adres op je eigen domein toont dat je zaak echt bestaat en dat je ze serieus neemt. Klanten die een offerte vergelijken, letten daarop, ook al zeggen ze het niet.
2. Het adres is van jou
Een gratis adres hoort bij een account van een ander bedrijf. Een adres op je eigen domein blijft van jou, ook als je van mailprovider verandert. Vertrekt een medewerker, dan blijft zijn mailbox bij de zaak.
3. Je mails komen aan
Dit is de minst bekende, maar belangrijkste reden. Grote mailproviders zijn de laatste jaren veel strenger geworden voor mails die niet kunnen bewijzen van wie ze komen.
Waarom mails in de spam belanden
Sinds februari 2024 vraagt Gmail van elke afzender dat zijn domein minstens SPF of DKIM heeft ingesteld. Wie meer dan 5.000 mails per dag naar Gmail stuurt, moet SPF, DKIM én DMARC hebben, een klikbare uitschrijflink voorzien en de spamklachten onder 0,3 procent houden. Yahoo voerde in dezelfde periode vergelijkbare regels in.
Stuur je geen nieuwsbrieven, dan lijkt dat ver van je bed. Maar wie deze records niet goed heeft staan, merkt het: offertes die "nooit aangekomen" zijn, facturen in de spammap van de klant.
SPF, DKIM en DMARC in gewone taal
| Record | Wat het zegt | Vergelijking |
|---|---|---|
| SPF | Welke servers mogen mailen namens jouw domein | Een lijst van wie de brievenbus van de zaak mag gebruiken |
| DKIM | Een digitale handtekening op elke mail | Een zegel op de envelop |
| DMARC | Wat de ontvanger moet doen als SPF of DKIM faalt, en wie daarover een rapport krijgt | De instructie aan de postbode bij een verdachte brief |
Gebruik je naast je mailpakket ook andere diensten die mailen in jouw naam, zoals je boekhoudprogramma, je webshop of een nieuwsbriefprogramma? Dan moeten die ook in je SPF-record staan of een eigen DKIM-handtekening krijgen. Anders komen net die facturen niet aan.
Hoe een overstap verloopt
Een overstap raakt aan je domeinnaam, je mailboxen en elk toestel waarop je mail leest. Wat jij moet beslissen: welk pakket je kiest (zie Google Workspace of Microsoft 365), welke adressen je nodig hebt (een per medewerker, plus gedeelde adressen zoals info@ en facturen@) en wanneer het rustig genoeg is om om te schakelen.
De rest doen we: de technische records van je domein juist zetten, je oude mails, contacten en agenda's overzetten, je oude adres laten doorsturen en alle toestellen opnieuw instellen. Jij merkt vooral dat je op maandag gewoon verder mailt, vanaf een adres dat bij je zaak past.
Beveilig het meteen
Een mailbox is de sleutel tot bijna al je andere accounts: wie je mail overneemt, kan overal een nieuw wachtwoord aanvragen. Zet daarom meteen tweestapsverificatie aan. De Vlaamse overheid raadt via VLAIO aan om dat als een van de eerste basisstappen te doen. Meer in cyberveiligheid voor kleine bedrijven: de basis.
Checklist
- Iedereen mailt vanaf het domein van de zaak.
- SPF, DKIM en DMARC staan ingesteld en slagen.
- Andere diensten die in je naam mailen, staan in je SPF of hebben DKIM.
- Tweestapsverificatie staat aan voor alle mailboxen.
- Je nieuwe adres staat op je website en je Google-bedrijfsprofiel.
Veelgestelde vragen
Wat kost een mailadres op mijn eigen domein?
Je hebt een domeinnaam nodig en een mailpakket. Bij Google Workspace en Microsoft 365 betaal je per gebruiker per maand. Gedeelde adressen zoals info@ of facturen@ kunnen vaak zonder extra kost als alias of gedeelde mailbox.
Verlies ik mijn oude mails als ik overstap?
Nee, oude mails, contacten en agenda's kunnen mee verhuizen. Laat je oude adres nog een tijd doorsturen naar het nieuwe en meld je nieuwe adres aan je klanten en leveranciers.
Hoe weet ik of SPF, DKIM en DMARC goed staan?
Stuur een mail naar een Gmail-adres, open ze en kies 'Origineel weergeven'. Daar zie je of SPF, DKIM en DMARC geslaagd zijn. Er bestaan ook gratis online controletools.
Bronnen
- Email sender guidelines — Gmail Help
- Google and Yahoo are upping their game in 2024 — MxToolbox
- Maak jouw bedrijf cyberveilig — VLAIO
Gecontroleerd op 23 oktober 2026. Regels en prijzen veranderen; kijk bij twijfel de bron na.
